Regulamin Komisji Grantowej Stowarzyszenia Żydowski Instytut Historyczny w Polsce z dnia 12 marca 2018 roku
§ 1 Postanowienia ogólne
1) Regulamin określa zasady pracy Komisji Grantowej (zwanej dalej „Komisją”) funkcjonującej na mocy Uchwały Zarządu Stowarzyszenia Żydowski Instytut Historyczny w Polsce (zwanego dalej „Stowarzyszeniem”), a w szczególności:
a. tryb powołania komisji grantowej i jej zadania,
b. formułę konkursową,
c. formułę pozakonkursową,
d. przeznaczenie środków finansowych,
e. tryb składania oraz rozpatrywania wniosków grantowych,
f. wytyczne dotyczące przebiegu realizacji grantów,
g. zasady i tryb rozliczenia grantów.
2) Celem działalności Komisji jest:
a. przyznawanie grantów w postaci środków pieniężnych na działania prowadzone przez osoby prawne zgodne z celami statutowymi Stowarzyszenia;
b. doradzanie Zarządowi Stowarzyszenia, w szczególności w zakresie grantów i darowizn przekazywanych przez Stowarzyszenie;
c. opiniowanie wniosków o objęcie patronatem działań zgodnych z celami statutowymi Stowarzyszenia.
3) Kontrolę nad pracami Komisji sprawuje Zarząd Stowarzyszenia oraz Komisja Rewizyjna Stowarzyszenia.
4) Obsługę biurową Komisji sprawuje biuro Stowarzyszenia
§ 2 Członkowie Komisji
1) Komisja powoływana jest na okres 4 lat i składa się z od czterech do sześciu członków, przy czym nie mniej niż dwóch członków Komisji jest powoływanych spośród członków Zarządu Stowarzyszenia.
2) Członkowie Komisji powoływani są przez Zarząd na okres maksymalnie czterech lat, jednak nie dłuższy niż okres trwania kadencji Komisji.
3) Zarząd wybiera członków Komisji spośród członków Stowarzyszenia zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Zarządu.
4) Zarząd w każdym czasie ma prawo odwołania i powołania wszystkich członków Komisji lub poszczególnych jej członków. W przypadku gdy po odwołaniu ilość członków Komisji jest mniejsza niż cztery osoby, Zarząd na obowiązek powołać jednocześnie nowych członków Komisji tak, aby Komisja liczyła od czterech do sześciu członków.
5) Na pierwszym posiedzeniu Komisja wybiera ze swojego grona Przewodniczącego Komisji. Przewodniczący powołany zostaje zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej 2/3 członków Komisji.
6) Członkowie Komisji wykonują swoje obowiązki społecznie.
7) Członkowie Komisji mogą złożyć rezygnację z pełnionej funkcji.
8) Członkowie Komisji przed przystąpieniem do prac w Komisji zobowiązani są do podpisania oświadczenia o bezstronności, poufności i przestrzeganiu zasad niniejszego regulaminu.
9) W przypadku, gdy członek Komisji odmawia podpisu ww. oświadczenia, uznaje się iż automatycznie rezygnuje on z funkcji członka Komisji. W razie konfliktu interesów zachodzącego w jednostkowym przypadku (w szczególności, w przypadku aplikacji o grant)) – członek Komisji wyłącza się z procesu podejmowania decyzji o przyznaniu lub odmowie przyznania grantu.
§ 3 Tryb pracy i głosowania
1) Do zadań Komisji należy:
a. ustalenie treści oraz ogłaszanie konkursów dotyczących przyznawania grantów,
b. ustalanie wzorów dokumentów niezbędnych do przyznawania i rozliczania dofinansowań, w tym wzoru wniosku, umowy oraz sprawozdania z realizacji projektu.
c. rozpatrywanie wniosków grantowych,
d. przyznawanie środków finansowych w formie grantów,
e. kontrola stanu realizacji grantów,
f. składanie Zarządowi corocznych (do 31 stycznia roku następnego) sprawozdań ze swojej działalności.
2) Komisja podejmuje uchwały na posiedzeniach z zastarzeniem pkt. 3.
3) Komisja może podejmować uchwały pisemnie lub w formie obiegowej poprzez przesłanie głosu członka Komisji na zaproponowaną treść uchwały drogą mailową na adres biura Stowarzyszenia w terminie nie dłuższym niż 14 dni od wysłania projektu uchwały.
4) Posiedzenia Komisji zwołuje Przewodniczący Komisji poprzez zawiadomienia w formie mailowej.
5) Do zadań Przewodniczącego należy:
a. ustalanie terminów oraz zwoływanie posiedzeń,
b. prowadzenie posiedzeń,
c. protokołowanie posiedzeń,
d. koordynowanie wszelkich prac Komisji.
6) W przypadku nieobecności Przewodniczącego Komisji, jej członkowie mają prawo wybrać zwykłą większością głosów Przewodniczącego Obrad na czas nieobecności Przewodniczącego Komisji.
7) W przypadku długotrwałej nieobecność Przewodniczącego lub nie wywiązywania się przez niego z obowiązków, Członkowie są uprawnieni zwołać obrady Komisji, w których musi uczestniczyć przynajmniej 2/3 członków Komisji.
8) Przewodniczący Komisji może czasowo powierzyć wykonywanie czynności zastrzeżonych w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji innemu członkowi Komisji za jego zgodą;
9) Posiedzenia Komisji są zwoływane w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na sześć miesięcy.
10) Komisja podejmuje uchwały przy obecności co najmniej połowy członków zwykłą większością głosów. W przypadku równej ilości głosów decyduje głos Przewodniczącego. Do wymaganego kworum wlicza się także członków, którzy w terminie określonym w pkt. 3 powyżej udzielą głosu (odpowiedzi) w stosunku do projektu uchwały.
11) W przypadku podejmowania uchwał w trybie obiegowym, głosowanie uważa się za zakończone i – w razie podjęcia uchwały – uchwałę za podjętą z chwilą upływu terminu
oznaczonego dla oddawania głosów lub odpowiednio datę otrzymania na adres mailowy biura Stowarzyszenia głosów wszystkich członków Komisji biorących udział w głosowaniu.
12) Prawo głosu przysługuje wyłącznie członkom Komisji.
13) Podejmowanie uchwał w trybie obiegowym nie może dotyczyć wyboru Przewodniczącego Komisji.
14) Prawo udziału w posiedzeniach Komisji przysługuje członkom Komisji oraz zaproszonym przez nie osobom.
§ 4 Tryb składania oraz rozpatrywania wniosków
1) Podstawową formą przyznawania przez Komisję grantów są konkursy grantowe.
2) W uzasadnionych przypadkach, jednak w nie więcej niż do wysokości 50% środków przeznaczonych na granty w ciągu danego roku, Komisja ma prawo przyznawać granty w trybie pozakonkursowym.
3) Komisja dokonuje oceny wniosków pod względem merytorycznym i formalnym.
4) W uzasadnionych przypadkach, na etapie oceny merytorycznej, Komisja może zażądać od wnioskodawców dalszych wyjaśnień oraz szczegółów w celu uzupełnienia opisu projektu.
5) Komisja poddaje złożone wnioski analizie pod względem merytorycznym, kierując się w szczególności zgodnością wniosków z celami statutowymi Stowarzyszenia.
6) Komisja ma prawo zamawiać własne ekspertyzy i recenzje w ramach budżetu przyznanego przez Zarząd Stowarzyszenia.
7) Opublikowane przez Komisję ogłoszenie o konkursie powinno zawierać:
a. kryteria konieczne do złożenia wniosku,
b. termin i miejsce składania wniosku konkursowego,
c. termin realizacji grantu,
d. termin i formułę rozliczenia grantu,
e. termin złożenia sprawozdania i jego formę.
8) Ogłoszenie o rozpisaniu konkursu Komisja zamieszcza na stronie internetowej Stowarzyszenia.
9) Jeżeli Wnioskodawca złożył niepełną dokumentację Komisja może zwrócić się do Wnioskodawcy o jej uzupełnienie w zakreślonym w wezwaniu terminie.
10) Środki finansowe przyznawane w ramach grantu mogą być przeznaczone wyłącznie na cele statutowe Stowarzyszenia, w szczególności na:
a. dofinansowanie upamiętnień miejsc związanych z historią i kultura Żydów polskich,
b. dofinansowanie projektów skierowanych do lokalnych społeczności,
c. naukowe i popularnonaukowe wydawnictwa z zakresu dziejów i kultury Żydów,
d. konserwację artefaktów,
e. częściowe dofinansowanie konferencji,
f. częściowe dofinansowanie projektów badawczych,
g. częściowe dofinansowanie imprez popularyzatorskich oraz promujących tolerancję międzyetniczną,
h. dofinansowanie projektów edukacyjnych,
i. dofinansowanie projektów współorganizowanych przez Żydowski Instytut Historyczny im. Emanuela Ringelbluma lub Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN,
z zastrzeżeniem, że preferowane będą projekty realizowane przy udziale członków Stowarzyszenia lub zacieśniające współpracę z Żydowskim Instytutem Historycznym im. Emanuela Ringelbluma lub Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN.
11) Przyznanych środków nie można wykorzystać na realizację projektów i zadań sprzecznych z celami statutowymi Stowarzyszenia.
12) Wniosek o grant składa się za potwierdzeniem odbioru lub przesyła listem poleconym na adres biura Stowarzyszenia, przy ul. Tłomackie 3/5, 00-090 Warszawa. Warunkiem rozpatrzenia wniosku o grant jest rozliczenie się z realizacji uprzednio przyznanych grantów.
13) Podstawą rozpatrzenia wniosku o grant jest właściwie przygotowany i uzasadniony wniosek grantowy.
14) Przy ocenie wniosku o grant Komisja uwzględnia:
a. wnioski wydawnicze: spis treści i krótki opis, budżet, termin wykonania, uczestnicy;
b. granty konserwatorskie: opis obiektów, uzasadnienie celowości ich konserwacji, budżet, termin;
c. konferencje naukowe: data i opis konferencji, lista uczestników, wstępny program, budżet;
d. projekty badawcze: opis projektu z uzasadnieniem celowości, lista uczestników, budżet, termin wykonania;
e. imprezy popularyzujące lub promujące tolerancję: data i opis wydarzenia, program, lista uczestników, budżet;
f. upamiętnienia – określenie treści, symboliki i wykonawcy, budżet.
15) Komisja zastrzega sobie prawo do przyznania grantu mniejszego niż wnioskowana kwota.
16) Wnioskodawca zostaje poinformowany przez Komisję o decyzji dotyczącej złożonego wniosku w formie pisemnej lub mailowej.
17) Wnioskodawca ma prawo do rezygnacji z realizacji grantu, złożonej w formie pisemnej lub mailowej w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji przesłanej pocztą lub mailem.
§ 5 Wytyczne dotyczące przebiegu realizacji grantów
1) Terminem rozpoczęcia realizacji grantu jest data zawarcia umowy o przyznaniu i realizacji grantu.
2) Wnioskodawca po otrzymaniu pozytywnej decyzji Komisji powinien nie później niż w terminie 14 dni potwierdzić przyjęcie grantu oraz w przypadku otrzymania grantu mniejszego niż wnioskowany w terminie 30 dni przesłać zaktualizowany wniosek drogą mailową. Niedostarczenie Komisji powyższego potwierdzenia lub zaktualizowanego wniosku grantowego przez wnioskodawcę oznacza anulowanie grantu.
3) W treści umowy grantowej określany jest termin zakończenia i rozliczenia grantu. W szczególnych przypadkach istnieje jednak możliwość przedłużenia terminu realizacji grantu o maksymalnie trzy miesiące. Zgodę na przedłużenie wyraża Komisja w formie uchwały po złożeniu pisma przez wnioskodawcę.
4) Do momentu złożenia sprawozdania merytorycznego i finansowego z realizacji grantu oraz jego zaakceptowania przez Komisję, wnioskodawcy nie może być przyznany kolejny grant.
5) We wszystkich materiałach powstałych w trakcie oraz w wyniku realizacji grantu wnioskodawca zobowiązany jest do poinformowania o dofinansowaniu projektu przez Stowarzyszenie Żydowski Instytut Historyczny w Polsce oraz zamieścić w widocznym miejscu
logo Stowarzyszenia lub jego pełną nazwę: „Stowarzyszenie Żydowski Instytut Historyczny w Polsce”.
§ 6 Zasady i tryb rozliczenia grantów
1) Sprawozdanie merytoryczne i finansowe z realizacji grantu wnioskodawca zobowiązany jest złożyć w terminie określonym w umowie.
2) Grant uznaje się za rozliczony w momencie przyjęcia i zaakceptowania sprawozdania przez Komisję oraz przedstawienia rezultatów (np. egzemplarz wydanej książki, egzemplarz publikacji pokonferencyjnej – o ile była przewidziana, zdjęcia zakonserwowanych artefaktów, sprawozdanie końcowe realizacji grantu naukowego, ew. publikacja będąca rezultatem końcowym grantu naukowego, artykuły w mediach, nagrania z wideo z wydarzeń, zdjęcia z imprezy popularyzatorskiej lub promującej tolerancję).
3) Realizacja grantu niezgodna z zaakceptowanymi wytycznymi oraz zawartą umową skutkować będzie brakiem możliwości ubiegania się przez zainteresowanego o środki finansowe na kolejny grant jak również zobowiązaniem Wnioskodawcy do zwrotu na rzecz Komisji kwoty przyznanego grantu w terminie ustalonym przez Komisję.
§ 7 Inne postanowienia
1) Informacje o przyznanych grantach upubliczniane są poprzez zamieszczenie ich na stronie internetowej Stowarzyszenia.
2) Regulamin może być zmieniony przez Zarząd Stowarzyszenia zwykłą większością głosów przy obecności nie mniej niż 2/3 członków Zarządu.
